Whistleblowing
Het CA Auto Bank Groep (de “Groep“) streeft ernaar ervoor te zorgen dat alle uitgevoerde activiteiten in overeenstemming zijn met de geldende wetgeving en worden geïnspireerd door de waarden van integriteit, vertrouwen, verantwoordelijkheid, transparantie, respect voor diversiteit, inzet, professionaliteit en vertrouwelijkheid.
De naleving van deze waarden is van fundamenteel belang om het imago van de Groep te bevorderen en haar reputatie, gebaseerd op vertrouwen en betrouwbaarheid, te behouden.
Met dit in gedachten en om de verspreiding van ethisch gedrag te vergemakkelijken, heeft de Groep een intern systeem aangenomen voor het melden (“Whistleblowing“) van vermeende afwijkingen, verdacht gedrag, onregelmatigheden in het bedrijfsbeheer, handelingen of feiten die inbreuken kunnen vormen op de regels voor bankactiviteiten of ander onrechtmatig gedrag, evenals de principes en gedragsregels opgenomen in de Gedragscode van de Onderneming.
WIE KAN EEN MELDING INDIENEN?
De entiteiten die een klokkenluidersmelding kunnen indienen, omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- De werknemers en zelfstandigen die hun beroepsactiviteit binnen de Groep uitoefenen of hebben uitgeoefend;
- De werknemers of medewerkers die goederen of diensten leveren of werken uitvoeren voor derden en hun werk binnen de Groep uitoefenen of hebben uitgeoefend;
- De freelancers en consultants die hun beroepsactiviteit binnen de Groep uitoefenen of hebben uitgeoefend;
- De vrijwilligers en stagiairs (betaald of onbetaald);
- De aandeelhouders (natuurlijke personen);
- De personen die administratieve, controle-, toezichts- of vertegenwoordigende functies uitoefenen.
Via dit systeem kunt u, met de grootste vertrouwelijkheid, inbreuken melden die het openbaar belang of de integriteit van CA Auto Bank S.p.A. en de Groepsmaatschappijen schaden, waarvan u kennis hebt gekregen in de beroepscontext of op basis van uw juridische of economische relatie met de Groep. Dit beschermt u tegen mogelijke vergeldings- of discriminerende gedragingen.
De dienst Compliance, Toezichtsrelaties & Gegevensbescherming van CA Auto Bank is de structuur die verantwoordelijk is voor de correcte uitvoering van het proces.
HOE EEN MELDING IN TE DIENEN
Meldingen van inbreuken kunnen worden ingediend via de specifieke kanalen die hieronder worden vermeld.
- Interne kanalen binnen de CA Auto Bank Groep
Meer specifiek gebruikt de Groep een intern platform (“BKMS”), ter beschikking gesteld door de Crédit Agricole Groep, via welke het meldingen kan verwerken.
De melding kan dan ook, zelfs anoniem, worden ingediend na kennisname van het in overeenstemming met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming – EU Verordening 2016/679) via de volgende kanalen:
- Door toegang te krijgen tot het BKMS-platform en/of door toegang te krijgen tot het CA Auto Bank Hub intranet in de sectie “Gedragscode”. Het platform garandeert de vertrouwelijkheid van de melder, de feiten en de personen die bij de melding betrokken zijn. Het platform stelt u in staat de Groepsentiteit aan te geven waarop de melding betrekking heeft; per e-mail naar het volgende adres: whistleblowing@ca-autobank.com; mondeling of schriftelijk, met communicatie aan het Hoofd Compliance, Toezichtsrelaties & Gegevensbescherming.
Klokkenluiders worden in de eerste plaats aangemoedigd om de interne kanalen van de Groep te gebruiken. Onder bepaalde voorwaarden kunnen zij rechtstreeks een externe melding indienen bij de bevoegde autoriteiten.
- Externe kanalen buiten de CA Auto Bank Groep
In België is het mogelijk om een externe melding in te dienen bij de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) of bij de Nationale Bank van België (NBB) indien een van de volgende voorwaarden van toepassing is op het moment van de melding:
- De verplichte activering van het interne meldingskanaal is niet voorzien binnen de werkcontext, of dit is niet actief, of, zelfs indien geactiveerd, voldoet het niet aan de externe regelgeving;
- De klokkenluider heeft reeds een interne melding gedaan en deze is niet opgevolgd;
- De klokkenluider heeft redelijke gronden om aan te nemen dat, indien hij/zij een interne melding zou doen, deze niet effectief zou worden opgevolgd of dat de melding zelf zou kunnen leiden tot het risico op represailles;
- De klokkenluider heeft redelijke gronden om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of manifest gevaar voor het openbaar belang kan vormen.
Externe meldingen kunnen worden gedaan volgens de modaliteiten vastgesteld door de betrokken Belgische autoriteit:
Gelieve er rekening mee te houden dat klokkenluiden niet het geschikte kanaal is voor het melden van commerciële problemen. Klanten die problemen in hun commerciële relatie met de bank willen melden, kunnen een klacht indienen via de daarvoor bestemde kanalen.